안녕하세요! 자타공감입니다.
지난 포스팅에서 PT를 하는 목적 3가지를 아래와 같이 설명드렸습니다.
1) 설명을 통해 상대를 '이해'시킨다.
2) 설명을 통해 상대를 '설득'(인식변화) 시킨다.
3) 설명과 설득을 통해 '계약 성사' 시킨다.
이처럼 PT는 입사 후에도 위의 목적 중에 하나로 수시로 이뤄지는 주요 업무 중에 하나이기 때문에, 'PT면접 통과'만을 목적으로 하기보다 PT의 본질에 대해서 이해하고 대비한다면 PT면접에 대한 자신감도 자연스럽게 높아질 수밖에 없습니다.
'토익만 공부한 사람'과 '영어에 대한 흥미를 가지기 위해 노력한 사람', 둘 중에 누가 더 영어에 대한 두려움이 적을까요??
오늘은 2탄 - PT를 준비 절차에 대해 다뤄볼께요.
어느 날 회사에서 갑자기 PT를 담당하게 되었다면, 무턱대고 PPT 화면부터 열어놔서는 결코 좋은 결과물을 만들어낼 수 없습니다. 모든 일에는 그 일을 가장 효율적으로 진행할 수 있는 '절차(Process)'라는 것이 있기 때문에 마음이 급하다고 해서 단계를 건너뛰는 일은 없어야 합니다. PT준비는 크게 3가지 단계로 이뤄지며, 그 안에서 세부적으로 8단계로 구분될 수 있습니다.
[STEP 1 - 전체 뼈대 구성]
☞ 말해 뭐할까요. 가~~~장 중요한 단계입니다. 빌딩 건축이라고 하면 땅을 고르고 철골 구조를 세우는 일과도 같습니다. (철골 없이 지어진 건물이라고 생각해보세요~ 결과가 어떨지 너무 끔찍하죠?)
1. PT 주제 및 목적 파악
PT 주제가 정해졌다면 1탄에서 언급한 'PT의 목적 3가지' 중에 하나를 분명히 해야합니다. 그래야 전체 PT 컨셉과 방향이 정해지기 때문입니다. '설명을 위한 PT'와 '설득을 위한 PT'는 전체적인 톤앤매너부터 다릅니다.
2. PT 대상 특성 파악
많은 초보들이 간과하는 단계입니다. '누구를 대상으로' PT를 하는지 청중의 특성을 제대로 파악해야 동일한 내용이라도 전달 방식이 달라집니다. 행원을 예로 들어보면, '전자지갑의 개념'을 70대 이상의 할머니와 20대 대학생에게 설명한다고 했을 때 방식이 동일할까요??
3. PT 항목 & 순서 정하기
이제 위에서 정리한 내용을 토대로 PT에서 다룰 항목과 순서를 정해야 합니다.
PT대상에게 가장 효과적으로 PT목적을 달성하기 위해서 어떤 내용을 중심으로, 어떤 순서로 PT를 해야할지를 정하는 겁니다.
[STEP 2 - PPT 만들기]
☞ 자, 뼈대가 만들어졌으니 이제 살을 찌워야 할 단계입니다. 뼈대가 견고하다면 살을 붙히는 것은 큰 부담이 없습니다. 하지만 철골 자체가 허술하다면 그 위에 시멘트를 바른다 한들 결과적으로 불완전한 건물이 될 수밖에 없습니다.
1. PT개요에 맞는 자료 수집과 선별
튼튼한 뼈대를 감싸줄 객관적인 자료 수집이 필요합니다. '객관성' = '공신력있는' = '누구나 신뢰할만한'이 바탕이 되어야 합니다. 이 과정에서 대표성이 없는 소수 그룹 대상의 설문이나 의견 / 출처가 불분명한 데이터 / 2~3년도 훌쩍 지난 오래된 데이터 / 논쟁의 여지가 있는 데이터 등을 걸러내야 하고, 항목별로 설득력을 더해줄 가장 효과적인 정보만을 채택해야 합니다.
2.. PT 스토리 짜기
이제는 전체적인 '이야기'를 만들 차례입니다. 항목별 개연성을 고려하여 '물 흐르듯이 자연스러운 흐름'을 만들어야 청중의 이목을 집중시킬 수 있습니다. 단순히 조사한 내용을 순서대로 정리해서 전달하는 것이 아닌 항목간의 관계성을 고려하여 유기적인 이야기로 만들어야 합니다. 드라마로 따지면 딱딱한 '기획안'에서 '줄거리'가 탄생하는 것이죠.
3. PPT(파워포인트) 작성
내가 전하고자 하는 메세지를 '시각적으로' 보여 줄 차례입니다. 이를테면 '내가 똑똑한 사람이라는 걸 보여주기 위해서' 앞선 단계에서 실제로 '그것들을 입증할 내용을 준비했다면' 이 단계에서는 '안경을 쓰고', 신뢰감을 주는 '네이비 계열의 수트를 입고' 등의 외적인 모습으로 메세지에 더욱 강력한 힘이 실리도록 하는 것이죠.
[STEP 3 - PT 준비]
☞ 이제 비로소 PT의 정수의 '프리젠테이션 스킬'을 준비하고 연습해야 할 단계입니다. 앞선 단계에서 짐작은 하셨겠지만 발표자가 청중 앞에 서기 까지는 우리가 일반적으로 예상하는 것보다 훨씬 다양하고 세부적인 노력을 필요로합니다.
물론 앞선 단계를 건너뛰거나 대충 준비해도 PT는 할 수 있겠지만, 'PT의 목적'을 달성하기는 그만큼 더 어려워지겠죠.
1. PT 스크립트 작성 및 자료 보완
완성된 PPT자료를 기반으로 발표자만의 '대본'을 만드는 단계입니다. 사람마다 화법와 편하게 쓰는 어휘나 표현이 다르기 때문에 그것들을 고려하여 발표자의 입장에서 가장 편안한 대본을 작성하는 것이 포인트입니다. (더 철저한 경우에는 현장에서 하는 가벼운 농담도 대본에 포함되어 있죠)
2. PT 숙지 & 반복 연습
대망의 마지막 단계입니다. 대본까지 완성됐다면 중요한 것은 대본을 암기하는 것이 아닌 '숙지'하는 겁니다. 암기와 숙지는 엄연히 다릅니다. 숙지는 '내용에 대한 이해를 기반으로 암기'하는 것입니다. PT현장에서는 다양한 변수가 있을 수 있기 때문에 기계적인 암기만 했다면 작은 변수에도 힘들게 준비한 PT를 다 망칠 수도 있기 때문입니다. 하지만 발표자가 PT내용을 완벽히 자기 것으로 이해하고 있다면 어떤 위기 상황에서도 슬기롭게 대처할 수 있습니다.
발표 당일까지 남은 기간에 따라서 위 모든 단계를 단기간에 밀도있게 또는 장기간 체계적으로 준비할 수 있습니다.
중요한 건 아무리 기간이 얼마 안남았다고 해도 위에서 건너뛸수 있는 절차는 없다는 것입니다.
시간이 없어서 전체적인 '준비의 양'은 줄어들 수 있지만, '준비 단계는 스킵할 수 없다'는 점을 명심하고 PT에 임해야 합니다.
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