안녕하세요. 자타공감입니다.
지난 '존중받는 신입사원으로서 태도'에 이어, 사회초년생 필독시리즈 2탄입니다.
오늘은 조직 내에서의 '보고'의 모든 것에 대해서 알아보겠습니다.
"보고에서 시작해서 보고로 끝난다."
한 번쯤은 들어보셨을 겁니다.
조직의 일원이 된다는 것은 쉬운 표현으로 '나 혼자 독단으로 할 수 있는 일은 없다'로도 치환됩니다.
나의 일은 동료, 소속 부서, 타 부서는 물론 크게는 파트너사와도 유기적으로 연결되어 있기 때문에 임의로 판단해서 진행했다가는 팀은 물론 회사 발전에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 따라서 보고는 일종의 '책임 분담'을 통해 적어도 회사 생활 동안 여러분의 안위를 지키기 위한 아주 아주 중요한 업무 절차입니다.
1. 보고가 뭔가요?
내가 하는 업무에 대해서 유관자(직속 선배 또는 상사)에게 형식을 갖춰 '전달' 하는 행위입니다.
당연히 회사 내에서 보고는 '업무와의 관련성'에 한합니다.
2. 보고는 왜 하는 건가요?
1) 진행상황 공유
내가 하는 업무의 진행 상황에 대해서 상사가 파악하도록 돕기 위함입니다.
부서의 일원이 되면 대외적으로 부서를 대표하는 사람은 부서의 장(팀장)이 됩니다. 따라서 팀장은 담당 부서의 업무에 대해서 1부터 10까지 전부 꿰고 있어야 합니다. 그래야 관련 업무로 대외적으로 원활한 소통은 물론 팀을 위한 합리적인 의사결정을 할 수 있기 때문입니다. 신입사원이 할 일은, 상사가 내 업무에 대해 명확하게 파악할 수 있도록 최대한 핵심적인 내용을 중심으로 간결하게 전달할 수 있도록 고민하는 것입니다.
2) 의사결정 요청 or 이슈사항 해결
전술했듯, 내 담당 업무라고 해서 신입사원에게 팀의 성과에 영향을 미칠 수 있는 중요한 의사결정권까지 부여되는 것은 아닙니다.
이를테면 담당 업무로 특정 거래처를 관리하는 와중에 해당 거래처에서 '공급가격 인하 요청'을 해왔다면, 더 쉬운 말로 원래 1000원에 팔던 걸 800원에 팔라고 요구해왔다면 어떻게 해야 할까요?? 내 개인 사업이라면 내가 사장이기 때문에 손해도, 이익도 내가 감수하면 그만이지만 회사는 그렇지가 않죠?? 때문에 이런 순간에 관련 실무 경험과 업무 노하우가 많은 상사에게 상황 보고를 통해 의사 결정을 요청해야 하는 것입니다.
다른 경우로 업무 중에 여러분이 실수를 했다고 가정해봅시다. 관리하고 있는 업체A에게 보내기로 한 '가격표' 파일을 업체B에게 보낸겁니다. (사실..이 건 정말 엄청나게 치명적인 실수죠..) 그럴 때 업체B에게 사과메일과 함께 제대로 된 파일을 다시 보내는 것으로 상황을 덮으려고 한다면 큰 오산입니다. 간단해 보이는 실수가 향후 거래 관계에 미칠 파급력에 대해서 스스로 확신이 서지 않는 상황이라면 더더욱 잘못을 빨리!! 즉각적으로!! 인정하고, 후속 조처에 대해 지시를 받아야 합니다.
만약 보고 없이 임의로 의사결정을 하거나, 위와 같은 문제상황을 처리했다면 그 결정으로 인한 모든 책임은 본인에게 지워집니다.
하지만 즉각적인 보고를 통해 지시받은대로 처리했다면, 설령 그 결과가 좋지 않더라도 신입에게 책임을 지우는 일은 없습니다.
따라서 업무역량과 자신감이 쌓이기 전까지는 즉각적인 보고만이 돌발 상황에서 스스로를 보호할 수 있는 유일한 길입니다.
3. 보고에도 순서가 있나요?
우선 여러분이 가장 먼저 보고를 해야 할 대상은 실무적으로 가장 밀접하게 연관되어 있는 직속 선배 상사입니다.
규모가 큰 기업에 들어가게 되면 대개 직책상으로 '대리급 사원'이 될 가능성이 높습니다.
그러면 선배 상사가 사안의 중요성에 따라 자체적인 판단을 할지 아니면 그 위의 상사에게 추가 보고를 할지 결정후 업무를 처리하게 됩니다. (규모가 작은 기업은 직속 상사가 과장급 이상인 경우도 더러 있습니다;;)
만약, 시급한 보고를 통해 의사 결정을 받아야 하는데 직속 선배가 외부 출장으로 연락이 안되는 상황이면 어떻게 해야 할까요??
그럴 때에는 우선 문자, 카톡 등으로 먼저 메세지를 전달 해 둔 후, 사무실에 있는 다른 상사의 지시를 받을 수 있도록 해야 합니다. 여기서 포인트는 직속 상사가 여러분의 업무에 대해서 '파악 누락이 생기지 않도록' 하는 것입니다. 직속 상사야 말로 여러분의 가장 큰 방패막이이기 때문에 여러분의 업무에 관해서만큼 일거수 일투족을 알수 있도록 도와줘야, 그 분들이 문제 상황에서 여러분을 지키기 더 쉬워진다는 사실을 명심해야 합니다.
4. 보고는 어떤식으로 하나요?
1) 서면 보고
가장 정석이며, 보고로서의 효력도 강력합니다.
회사 내에서는 대개 '이메일'을 통해서 업무적인 보고가 수시로 이루어집니다.
서면 보고로 보고 사안에 대해 논리적인 흐름을 완성시킴은 물론 보고에 대한 명확한 '근거'를 만들어 둘 수 있습니다.
(간혹, "나, 보고 안받았는데???"라고 시치미를 떼는 악독한 상사가 있거든요...;)
2) 대면 구두보고
대개 서면 보고 직후에 추가적으로 진행됩니다.
메일만 보내두고 상사가 알아서 보겠지라고 생각하면 오산입니다. 사안의 중요성과 시급성이 높다면, 목마른 자가 우울을 파듯 한 번더 상사에게 '말로서' 보고를 해야 합니다. 그래야 상사가 나의 업무에 대해서 우선 순위를 가지고 의사결정을 해주게 됩니다.
만약 너무너무 급한 사안으로 구두보고가 먼저 이루어졌다면, 보고한 이후에 반드시 후속처리로서 '서면 보고'를 다시 해야 합니다.
그래야 보고 내용에 대해서 상호간의 오해를 바로 잡을 수 있기 때문입니다.
3) 전화 or SNS 보고
업무적으로 1), 2)의 경우가 Main이라면, SNS 보고는 Sub개념입니다.
같은 공간에 있으면 굳이 활용할 필요가 없지만 외부 미팅, 출장 등으로 상사가 자리를 비우는 경우가 많을 때는 시급한 건에 한정해 sns로 보고를 진행합니다. 물론 이 경우에도 반드시 이메일로 다시한번 정리해서 상호 오해가 없도록 '근거'를 남겨야 합니다.
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