사회초년생필독시리즈 : 업무 이메일 작성법의 모든 것

안녕하세요! 자타공감입니다.

 

현재 인턴, 현장실습을 포함해 신입사원으로 사회생활을 시작했다면 '이메일 작성'을 체화시켜야 합니다.

SNS가 발달한 요즘에는 학생 때도 이메일을 활용할 일이 많지 않을텐데요, 입사하게 되면 이메일은 가장 중요한 업무 공유 및 보고 수단이기 때문에 작성법에 대해서도 기본기를 가지는 것이 매우 중요합니다.

 

제가 신입때는 외부로 발송하는 이메일 한 통도 상사에게 여러 차례 코칭을 받고, 최종 컨펌을 받은 후에 보낼 정도였습니다. 그 덕분(?)에 지금도 이메일을 한 통을 완성하는 데 꽤 많은 품을 들여서 쓰고, 고치고, 발송 전에 다시한번 확인하는 습관을 가지고 있습니다.

 

다음은 신입 사원이 입사 초창기에 가장 많이 하는 실수를 중심으로 정리했습니다.

최소한 아래 사항만 주의해도 '꽤 똘똘한 신입'이라는 인상을 줄 수 있습니다.

물론 여러분의 업무 스킬 향상은 덤이고요.

 

 

1. 정확한 수신처 지정

이메일 화면에 수신처 지정은 아래 3가지로 가능한데요, 각각의 쓰임 차이를 명확히 알아서 소통 오류를 줄일 수 있습니다.

 

1) 수신(TO) : 이메일 내용의 '직접적인 당사자'에 해당됩니다. '검토/승인/확인 요청'이라고 했다면 해당 행위를 해야만 하는 상대가 되는 것이죠. 이를테면 팀장님이 직접 지시한 업무를 보고해야 한다면, '팀장'이 수신자가 됩니다.

 

2) 참조(C.C) : 이메일 내용의 '간접적인 당사자'에 해당됩니다. 주로 이메일 내용에 대한 '공유' 목적이 큽니다.

위의 사례에서 팀장을 수신자로 보고를 하지만, 나의 업무에 대해 모든 것을 알고 있어야 하는 '직속 선배 또는 상사'를 참조에 넣어서 진행 상황을 공유하는 것이 그것입니다.

 

3) 비밀참조 (B.C.C) : 비밀 참조는 '필요에 따라' 사용합니다. 비밀참조는 수신자, 참조자에게 '노출되지 않는 대상'이기 때문에 업무적으로 공유가 필요하지만, 수신자 및 참조자가 부담을 느낄수 있는 대상의 경우에 활용합니다.

 

이를테면, 거래처와 주고받는 업무 메일에 대해 나의 직속 상사는 알고 있어야 하지만(그래야 문제가 생겼을 때 상황파악이 용이하고, 잘못된 내용에 대해 점검 받을 수 있음) 사사건건 참조에 상사가 들어가 있으면 거래처에서 소통에 부담을 느낄수도 있고요, 무엇보다 담당인 '나'에 대한 신뢰가 떨어질 수도 있습니다. (뭔가 엄마를 데리고 미팅에 참여하는 인상이랄까요? ^^;;)

 

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2. 이메일 제목 작성

'이메일 제목 = 본문 주제'를 핵심적으로 담고 있어야 합니다.

자소서, 면접에서 '두괄식'을 강조했던 거 기억하시나요? 같은 맥락입니다.

상상하기 어렵겠지만 하루에 적게는 수 십통~ 많게는 백 여통까지도 업무 메일을 주고, 받게 됩니다. 회사 업무는 '이메일을 쳐내는 일'이 대부분이라고 해도 과언이 아닐 정도죠. 그렇기 때문에 '업무의 우선순위'에 대한 판단을 서로간에 쉽게하기 위해서 이메일 제목을 신경써서 작성해야 합니다. 따라서 제목은 아래와 같이 본문 주제를 명확히 알 수 있도록 작성해야 합니다.

 

작성 예)

-00에 대한 검토/승인/확인 요청의 건

-00에 대한 내부 미팅 일정 조율의 건

-00월 00주차 부서 회의록 공유의 건

-CES출장결과보고서 초안 검토 요청의 건

-2023년도 연차 사용계획 회신 요청의 건 (~3.23까지)

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2. 본문 작성

본문은 서론 / 본론 / 결론의 형태로 최대한 간결하게, 개조식으로 작성해야 합니다.

 

서론 : 인사, 담당부서 & 이름

본론 : 이메일 작성 목적 명기 & 구체적인 내용 (개조식)

결론 : 인사 & 서명

 

예)

서론 :

안녕하세요, 경영지원팀 법인카드 비용처리 담당 홍길동입니다.

 

본론 :

-2023년 1분기 부서별 법인카드 사용 증빙 요청을 위해 메일 드립니다. (**이메일 발송 목적 **)

-본 메일을 받은 부서 비용처리 담당자께서는 아래 사항 참고해서 증빙 파일 정리 부탁드립니다. (** 행위 주체 지정**)

1) 사용기간 : 2023년 1월 1일 ~ 4.30 승인 내역

2) 증빙종류 : 신용카드 명세서, 간이영수증

3) 제출처 : 경영지원팀 홍길동 사원

4) 제출기한 : 2023년 5월 30일 한

 

결론 :

관련하여 궁금한 사항은 내선으로 연락 부탁드립니다.

이상입니다.

 

경영지원팀 홍길동

EXT. 1234

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3. 첨부파일 누락 또는 잘못된 파일 전송

회의록, 보고서, 각종 증빙 등을 첨부해야 하는 메일에서 파일을 누락하는 경우가 생각보다 많습니다. 이 경우 같은 내용으로 메일을 한 번 더 보내야 하기 때문에 보내는 사람도 민망하고, 받는 사람도 바쁜 업무 중에 상당한 짜증이 올라옵니다. ㅋ

 

따라서 첨부파일이 필요한 메일에서는 익숙해질때까지 우선 파일부터 첨부해 두고 본문을 작성하는 것을 추천드립니다.

다른 방법으로는 이메일 발송하기 버튼을 누르면 '한번 더 확인하기'로 연결되는 기능을 활용하는 것입니다. 이 경우에는 첨부파일 누락은 물론 아래 4번에 해당하는 오탈자까지도 점검할 수 있습니다.

 

다른 경우는 파일은 첨부했는데, '엉뚱한 파일'을 보내는 경우입니다. (이 경우도 생각보다 자주 일어납니다)

이번주 회의록을 첨부해야 하는데 지난 주 파일을 보낸다거나, (이 경우는 애교)

심각하게는 A거래처에 보내야할 가격표 파일을 B거래처에 보내는 경우까지 (이 경우는 시말서감) 다양합니다.

 

예방하기 위해서는 바탕화면이나 폴더 정리를 업무, 날짜 등의 단위로 체계적으로 관리해 두는 습관이 중요합니다.

 

 

4. 오탈자

오탈자는 발신자에 대한 '첫 인상'을 결정하는 데 결정적인 역할을 합니다. 아무리 내용 전달에 이상이 없어도 오자, 탈자, 띄어쓰기 등에 오류가 많으면 발신자가 전달하는 메세지에 대한 신뢰도가 급격하게 떨어집니다.

소개팅 상대와 SNS로 첫 메세지를 주고 받는데 철자 오류가 있으면 실망감이 드는 것과 똑같습니다.

예방법은 3번과 동일합니다. 메일 발송 전에 오탈자 점검 기능을 활용하고, 발송하기 버튼을 누르면 '한 번 더 확인'할 수 있게 장치를 만들어 두는 겁니다. 처음에는 이 과정에 매우 번거롭게 느껴지겠지만 반복하다 보면 점차 숨쉬는 것 처럼 속도가 빨라지고, 자연스러워지게 될 겁니다.