신입 사원 필수 업무, 회의록 잘 쓰는 방법

 

 

회의록 작성 목적

 

'회의록 = 회의 내용에 대한 기록' 입니다.

회의에 참석한 구성원들 간에 회의에서 나눈 중요한 논의 내용을 '공유'하기 위한 목적입니다.

공유 항목은 크게 두 가지입니다.

 

① 핵심 논의 내용 공유

② To do list 공유 (각자 할 일)

 

쉽게 말해서 '딴 소리 방지용'이라고 할 수 있죠.

분명 같은 회의장소에서 같은 내용을 들었음에도

(참...희한하게도) 전혀 다른 해석을 하는 사람들이 꼭~~~존재하기 때문입니다.

 

회의록을 잘 쓰기 위한 사전 준비 항목 

 

 

회의록을 잘 쓰기 위해서는 두 가지 요소를 반드시 준수해야 합니다.

 

1. 회의내용 메모

회의록의 핵심인 회의 내용에 대해서 작성자(=여러분)가 정확하게 기록하는 것이 중요한데요,

회사 업무나 조직 시스템에 익숙치 않는 신입 사원에게는 이해하기 어려운 내용이 많을 수밖에 없습니다.

 

따라서 적응 전까지는 회의내용을 '녹음'하는 것을 추천합니다. 

우선 메모를 기반으로 회의록 초안을 작성하고 녹음 내용을 들으면서 중요하게 놓친 내용을 보완하거나,

제대로 이해하지 못한 부분을 주변 동료나 상사에게 확인하는 작업이 필요합니다.

 

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2. 회의록 양식 확인 (포맷, 문법)

 

회의록 작성 양식은 반드시 회사 내부 양식을 활용해야 합니다.

이 때, 단순히 문서 포맷만을 활용하면 끝이 아님에 유의가 필요합니다.

최근 한 두달 치의 회의록 파일을 훑어보면서 회의록에 쓰는 회사만의 '문법'을 이해하는 것도 중요합니다.

즉, '회사의 언어'를 이해하고, 회의록에 최대한 녹여야 구성원에게 이질감없이 전달할 수 있습니다.

 

 

회의록에 포함시켜야 할 항목

 

1. 회의록 제목

'신제품 출시 마케팅 전략 회의'

'조직문화 개선 아이디어 회의'

'00제품 결함 발생에 따른 관련자 대책 회의'

 

와 같이 회의록 제목만으로 회의를 한 목적이 명확히 드러날 수 있도록 작성해야 합니다.

 

2. 회의 기본 정보

-회의 일시 및 장소

-회의 참석 멤버

 

회의록은 장기 저장되어 필요한 때에(주로 책임소재를 가를 때..)

수시로 확인할 수 있는 공식 문서이므로 기본 정보를 정확히 기재해야 합니다.

 

3. 협의 결과

회의록의 본문이라고 할 수 있습니다.

안건별로 넘버링을 한 후 '이건 이렇게 합시다'라고 결론이 난 부분에 대해서는 구체적으로 정리합니다.

 

예)

1) 조직 구성원 대상 조직문화개선 필요성관련 구글 설문 진행

2) 설문 결과 기반 조직문화개선 아이디어 회의 재진행

 

4. 추진 사항

위에서 협의한 내용에 대해서 업무의 책임과 추진 기한을 기입합니다. 협의 결과만 있고 추진 사항이 없으면 결국 유야무야 되는 경우가 많기 때문입니다.

 

예)

1) 00사원 : 구글 설문 문항 초안 작성 ~04.01

2) 00대리 : 문항 검토 및 설문 진행 ~04.08

3) 00사원 : 설문결과 요약 보고서 작성 및 2차 회의 주재 ~04.12

 

회의록 쓴 이후에 해야 할 행동 

 

 

1.오탈자, 맞춤법 점검

회의록 작성 후에 가장 먼저 점검해야 할 사항입니다.

내부 공식 문서에 오탈자, 맞춤법, 띄어쓰기 실수가 있어서는 안됩니다.

 

2.내용 점검

최종적으로 직속 상사에게 내용 점검을 요청합니다.

혹시나 타부서 또는 특정 구성원에게 민감한 내용이 있을 수 있기 때문입니다.

 

3. 회의록 공유

위의 단계가 끝난 이후에 회의 참석자 전원에게 회의록 파일을 공유합니다.

 

회의록 공유 시기는 회의 종료 직후 당일이 가장 좋지만

회의가 늦게 끝난 경우에는 늦어도 다음 날 오전 중으로는 반드시 공유할 수 있어야 합니다.

회의록 작성 및 공유는 그 어떤 직무보다 우선해야 함을 잊어서는 안됩니다.